[Hướng dẫn] Sơ đồ Gantt là gì? Cách tạo và sử dụng sơ đồ Gantt trên Fiine

Sơ đồ Gantt là gì? Sơ đồ Gantt trên Fiine dùng để làm gì Sơ đồ Gantt là một dạng sơ đồ ngang dùng để biểu diễn sự kiện, tiến độ công việc theo thời gian. Sơ đồ Gantt gồm có hai thành phần chính là trục dọc và trục ngang. Trục dọc thể hiện các công việc của một dự án, kế hoạch. Còn trục...
Home Blog Hướng dẫn sử dụng [Hướng dẫn] Sơ đồ Gantt là gì? Cách tạo và sử dụng sơ đồ Gantt trên Fiine

Sơ đồ Gantt là gì? Sơ đồ Gantt trên Fiine dùng để làm gì

Sơ đồ Gantt là một dạng sơ đồ ngang dùng để biểu diễn sự kiện, tiến độ công việc theo thời gian. Sơ đồ Gantt gồm có hai thành phần chính là trục dọc và trục ngang. Trục dọc thể hiện các công việc của một dự án, kế hoạch. Còn trục ngang thể hiện các mốc thời gian, tiến độ của công việc đó. Mỗi thanh ngang trong sơ đồ Gantt thể hiện thời gian của mỗi công việc. Các thông tin được biểu diễn qua thanh ngang: Thời lượng, ngày bắt đầu, kết thúc của công việc. 

Ảnh 1: Sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt trên Fiine là tính năng mới trong phần Lĩnh vực. Sơ đồ Gantt sẽ giúp bạn quản lý dự án, lập kế hoạch công việc theo tuần, tháng, quý một cách dễ dàng, trực quan và cực kỳ đơn giản. 

Tính năng sơ đồ Gantt giúp bạn có cái nhìn tổng quan về lịch trình của dự án. Thời gian hoàn thành của từng công việc và các phụ thuộc giữa chúng. Nó cũng giúp quản lý tài nguyên, theo dõi tiến độ và đưa ra các điều chỉnh cần thiết. Việc này đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn.

Gantt chart được sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án. Chúng rất hữu ích trong việc lập kế hoạch, xác định trình tự các nhiệm vụ cần hoàn thành.

Tại sao nên sử dụng sơ đồ Gantt trên Fiine

Đơn giản, dễ sử dụng

Giao diện và các tính năng của Fiine luôn được xây dựng, thiết kế sao cho đơn giản, dễ sử dụng nhưng vẫn mang lại hiệu quả cao. Sơ đồ Gantt trên Fiine có giao diện đơn giản. Trục dọc hiển thị danh sách trạng thái, người phụ trách, từng đầu công việc có trong dự án/ lĩnh vực. Trục ngang với các thanh ngang màu xanh lá cây thể hiện thời gian của từng công việc.

Ảnh 2: Sơ đồ Gantt trên Fiine

Dễ dàng quản lý nhiều thông tin cùng lúc

Dù trình bày đơn giản nhưng sơ đồ Gantt vẫn giúp bạn nắm bắt được thông tin cần thiết của một dự án. Thông qua các thanh ngang bạn sẽ nắm bắt được thời lượng, thời điểm bắt đầu, kết thúc của mỗi công việc. Còn trục dọc sẽ cho bạn biết trạng thái, người phụ trách công việc là ai. 

Ảnh 3: Quản lý thông tin dựa vào sơ đồ Gantt trên Fiine

Ước tính thời gian và khối lượng công việc

Thông qua biểu đồ Gantt bạn sẽ biết được cần bao nhiêu thời gian, nguồn lực cho một công việc. Khi kịp thời nắm bắt thông tin, bạn sẽ nhanh chóng điều chỉnh thời gian, nhân lực sao cho phù hợp với mỗi đầu công việc.

Nâng cao năng suất

Gantt chart rất hữu ích trong việc hiển thị những công việc sẽ được thực hiện, khi nào và theo trình tự nào. Tạo ra sự chi tiết, rõ ràng trong kế hoạch thực hiện dự án.

Các thông tin về người thực hiện công việc, tiến độ thực hiện công việc được công bố công khai. Giúp từng cá nhân hiểu được sự quan trọng của từng mắt xích trong dự án. Việc này giúp các thành viên chủ động hoàn thành công việc bởi họ hiểu rằng: Sự chậm trễ của mình chắc chắn sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện của thành viên khác và của cả dự án.

Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả

Sơ đồ Gantt cung cấp cho người quản lý, lập kế hoạch dự án có một cái nhìn tổng quan về dự án. Điều này giúp cho họ biết phân phối công việc sao cho hiệu quả, đảm bảo các nguồn nhân lực được sử dụng hợp lý và tối ưu. Hạn chế tình trạng quá tải công việc, đảm bảo chất lượng dự án

Cách tạo và sử dụng sơ đồ Gantt trên Fiine 

Bước 1: Tạo dự án/lĩnh vực cho tổ chức

Hiện tại, sơ đồ Gantt chỉ sử dụng để quản lý công việc theo dự án. Do đó, để sử dụng sơ đồ Gantt bạn cần phải tạo dự án, lĩnh vực cho tổ chức. 

Tại giao diện Trang chủ, bạn chọn Cài đặt >> Chọn Lĩnh vực >> Tạo Lĩnh vực/dự án mới cho tổ chức của bạn.

Ảnh 4: Tạo Lĩnh vực/Dự án mới trên Fiine

Bước 2: Tạo công việc

Sau khi tạo xong dự án/lĩnh vực, bạn hãy tạo các công việc mới theo kế hoạch, dự định. Khi tạo, bạn hãy chọn lĩnh vực cho công việc đó. Việc này sẽ giúp bạn phân loại và quản lý công việc hiệu quả.

Ảnh 5: Tạo công việc trên Fiine

Bước 3: Cập nhật tiến độ công việc dựa trên sơ đồ Gantt 

Bạn có thể thông qua sơ đồ Gantt để cập nhật thông tin về các công việc. Ngoài ra, bạn có thể trực tiếp điều chỉnh thời gian của công việc ở thanh ngang.

Ngoài ra, sơ đồ Gantt trên Fiine còn giúp bạn nắm bắt được xem ai là người phụ trách công việc. Bạn cũng có thể nhanh chóng cập nhật trạng thái, độ ưu tiên của công việc.

Ảnh 7: Quản lý tiến độ công việc qua sơ đồ gantt trên Fiine

Kết luận

Biểu đồ Gantt được xem là cách đơn giản nhất để biểu thị lịch trình của một dự án, kế hoạch. Nó là công cụ phù hợp nếu bạn muốn cung cấp cho nhân viên và đối tác một bản tóm tắt tổng thể về tiến độ dự án.

0
209

Gợi ý cho bạn

+10.000 DOANH NGHIỆP YÊU THÍCH VÀ SỬ DỤNG HÀNG NGÀY

    Thông tin của bạn

    Chào mừng bạn đến với Fiine.
    Hành trình nâng cấp doanh nghiệp của bạn đã bắt đầu!

    Do lượng đăng ký mỗi ngày khá lớn, vì vậy đôi khi sự hỗ trợ với khách hàng có thể hơi chậm trễ. Chúng tôi chân thành xin lỗi nếu bạn rơi vào tình huống này. Fiine sẽ liên lạc với bạn sớm nhất có thể.