5 câu lệnh ChatGPT giúp tăng năng suất gấp 10 lần cho các Founder làm việc một mình

Doanh nghiệp của bạn chạy nhanh đến đâu còn tùy vào tốc độ bạn ra quyết định. Năng suất không phải là làm thật nhiều, mà là làm đúng việc, có chủ đích, thay vì chỉ phản ứng lại mọi thứ xung quanh. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể xây dựng những hệ thống thông minh giúp bạn bảo vệ thời gian, giữ đầu óc sáng suốt và làm việc hiệu quả gấp nhiều lần?

Sai lầm lớn nhất mà các founder làm việc một mình mắc phải là làm việc không có cấu trúc. Họ dựa vào ý chí thay vì sự rõ ràng, tiêu hao năng lượng cho những công việc không quan trọng. ChatGPT có thể giúp bạn biến sự hỗn loạn thành hệ thống. Chỉ cần sao chép, dán và chỉnh sửa những câu lệnh trong ngoặc vuông, và giữ nguyên cửa sổ trò chuyện để ChatGPT hiểu trọn vẹn ngữ cảnh.

1. Rà soát lại tuần làm việc của bạn

Thời gian biến mất rất nhanh nếu bạn không kiểm soát nó. Nhiều founder làm việc một mình mất hàng giờ cho những “việc bận rộn giả”, trông thì có vẻ năng suất, nhưng thật ra chẳng tạo ra kết quả gì. Bạn trả lời những email có thể để sau. Bạn họp về những việc lẽ ra chỉ cần vài dòng tin nhắn. Bạn chỉnh sửa thiết kế thay vì đi bán hàng hay gặp khách. 

ChatGPT có thể giúp bạn phân tích lại tuần vừa rồi và chỉ ra chính xác thời gian của bạn đang trôi đi đâu. Không còn phải đoán mò, nhìn vào dữ liệu thật, chấp nhận thực tế và điều chỉnh.

Câu lệnh: 

“Dựa trên những gì bạn biết về tôi và mục tiêu kinh doanh của tôi, hãy phân tích tuần làm việc điển hình để xác định các hoạt động lãng phí thời gian và các hoạt động mang lại hiệu quả cao. Đây là lịch làm việc của tôi tuần trước: [dán lịch hoặc nhật ký thời gian]. Hãy xác định:

1. Hoạt động nào đóng góp trực tiếp vào doanh thu hoặc tăng trưởng,
2. Nhiệm vụ nào có thể loại bỏ hoặc giao cho người khác,
3. Khoảng thời gian nào giúp tôi tiến bộ rõ rệt nhất,
4. Cuộc họp hoặc công việc nào không mang lại giá trị

Hãy đưa ra danh sách xếp hạng: giữ lại – cắt bỏ – ủy quyền. Nếu cần, hãy hỏi thêm chi tiết”

2. Tự động hóa những gì khiến bạn kiệt sức

Khi tôi bán công ty của mình, chính các hệ thống được ghi chép rõ ràng đã tạo nên sự khác biệt giữa “một công việc” và “một tài sản có thể bán được”. Những việc lặp lại hàng ngày làm mất động lực. Mỗi lần bạn viết cùng một email, làm lại một báo cáo hay giải thích lại một quy trình, bạn đang đánh cắp thời gian dành cho tư duy chiến lược. Bộ não con người không được tạo ra để làm việc “copy – paste”. Hãy sử dụng các phần mềm có tính năng tự động hóa như Fiine hoặc dùng AI xử lý những việc tẻ nhạt, còn bạn tập trung vào những gì thật sự mang giá trị.

Câu lệnh:

“Tôi muốn loại bỏ công việc lặp lại trong doanh nghiệp của mình. Dựa trên những cuộc trò chuyện trước đây, hãy xác định 5 nhiệm vụ tôi thường nhắc đến có thể được hệ thống hóa. Với mỗi nhiệm vụ, hãy tạo:

1. Một quy trình chuẩn (SOP) chi tiết mà ai cũng có thể làm theo,
2. Mẫu email hoặc tin nhắn cho các tình huống thường gặp,
3. Danh sách kiểm tra để đảm bảo chất lượng,
4. Gợi ý tự động hóa bằng các công cụ tôi đã có.

Hãy bắt đầu với nhiệm vụ giúp tôi tiết kiệm nhiều thời gian nhất mỗi tuần”

3. Tạo “sổ tay nhà sáng lập” của riêng bạn

Cách bạn ra quyết định định hình toàn bộ doanh nghiệp. Tuy nhiên, hầu hết các nhà sáng lập không bao giờ ghi lại cách họ suy nghĩ. Họ lặp lại cùng một kiểu quyết định mà không có khuôn khổ rõ ràng và những sai lầm đó khiến họ mất rất nhiều thời gian. Hãy ghi lại tư duy của bạn và xây dựng cuốn “sổ tay nhà sáng lập” thể hiện cách bạn ra quyết định. Đây sẽ là “hệ điều hành” cho chính bạn, giúp việc ra quyết định dễ dàng và nhất quán hơn.

Câu lệnh:

“Hãy giúp tôi tạo ‘sổ tay nhà sáng lập’ bằng cách phân tích cách tôi ra quyết định. Dựa trên phong cách giao tiếp, giá trị và những quyết định trước đây của tôi, hãy tạo:

1. 5-7 nguyên tắc quan trọng khi ra quyết định,
2. Mẫu hội thoại cho các cuộc trao đổi khó,
3. Tiêu chí để tôi nói ‘đồng ý’ hoặc ‘từ chối’ cơ hội,
4. Những dấu hiệu cảnh báo trong quan hệ làm ăn,
5. Quy trình đánh giá ý tưởng mới.

Hãy trình bày dưới dạng hướng dẫn thực tiễn để tôi có thể sử dụng hàng ngày”

4. Xây dựng hệ thống tập trung

Sự xao nhãng là kẻ thù của năng suất. Thói quen buổi sáng, cách lập kế hoạch và quản lý năng lượng quyết định phần lớn hiệu quả làm việc của bạn. Cấu trúc tạo ra sự tự do, bởi khi có hệ thống rõ ràng, bạn không còn phải loay hoay mỗi ngày bắt đầu từ đâu. Hãy thiết kế cho mình một hệ thống tập trung dựa trên nhịp sinh học và phong cách làm việc tự nhiên của bạn.
Câu lệnh:
“Hãy thiết kế hệ thống tập trung tối ưu cho tôi dựa trên phong cách làm việc và mức năng lượng của tôi. Hãy tạo:

1.  Thói quen buổi sáng giúp tôi tỉnh táo và rõ ràng (trong 30 phút),
2. Cấu trúc ngày làm việc hợp lý với các khoảng ‘deep work’,
3. Các điểm dừng trong ngày để nạp lại năng lượng
4. Nghi thức lập kế hoạch hàng tuần (trong 20 phút),
5. Quy tắc giúp tôi bảo vệ thời gian tập trung khỏi gián đoạn.

Hãy đảm bảo hệ thống này dễ áp dụng ngay cả trong những ngày bận rộn nhất.”

5. Nhìn lại để tiến bộ

Những người làm việc một mình thường quên mất việc nhìn lại vì quá bận “làm”. Nhưng người thành công luôn xem lại “trận đấu” của họ. Cả thành công và thất bại đều có quy luật lặp lại. Chỉ cần 5 phút nhìn lại, bạn có thể tránh được hàng giờ sai lầm trong tương lai. Hãy biến việc tổng kết thành thói quen hàng tuần: điều gì hiệu quả, điều gì không, và bạn có thể làm gì tốt hơn.

Câu lệnh:

“Dựa trên mục tiêu và thử thách của tôi, hãy tạo prompt phản tư hàng tuần cho tôi. Trong tuần này, hãy giúp tôi phân tích:

1. 3 kết quả tốt nhất và hành động tạo ra chúng,
2. Điều gì không hiệu quả và nguyên nhân gốc rễ,
3. Những thói quen khiến tôi bị chững lại,
4. Việc nào khiến tôi mất năng lượng và việc nào giúp tôi lấy lại năng lượng,
5. Một thay đổi quan trọng cần thử tuần tới.

Kết thúc bằng việc xác định điểm đòn bẩy lớn nhất – thay đổi duy nhất có thể tạo ra tác động lớn nhất. Sau đó, hãy tạo mẫu prompt để tôi dùng lại mỗi tuần.”

Kết Luận

Biến sự hỗn loạn của người làm việc một mình thành thành công có hệ thống. Động lực không đến từ ý chí mà đến từ cấu trúc. Hãy biến nỗ lực rời rạc thành hành động có trọng tâm và bắt đầu ngay hôm nay. Hãy kiểm tra cách bạn dùng thời gian, tự động hóa công việc lặp lại, ghi lại cách bạn suy nghĩ, xây dựng hệ thống tập trung và nhìn lại hàng tuần để cải thiện liên tục.

Đừng chỉ dựa vào ý chí. Hãy xây dựng nền tảng giúp bạn nhân đôi hiệu quả công việc. Doanh nghiệp của bạn chỉ có thể phát triển nhanh bằng chính cách bạn hệ thống hóa bản thân.