Bộ 03 công cụ giúp bạn duy trì năng suất bền vững mỗi ngày

Nhiều người trong chúng ta từng có giai đoạn “ám ảnh” với việc tối ưu công cụ nên đôi khi làm phức tạp hóa hệ thống năng suất hơn mức cần thiết. Hết thử app này đến app khác, setup hết template này đến template khác chỉ để hy vọng năng suất tăng thêm vài phần trăm.

Có người còn từng ghi chép cả… tình trạng tủ lạnh, thói quen uống nước, hay từng chi tiết lặt vặt vào các ứng dụng quản lý. Nhưng sau nhiều lần đi vòng, nhiều người nhận ra: sự tối giản mới là thứ giúp họ duy trì được kết quả lâu dài.

Và một hệ thống tối ưu năng suất bền vững thường chỉ cần 3 nhóm công cụ, cùng Fiine tìm hiểu trong bài viết dưới đây ngay nhé!

1. Sức mạnh bất ngờ của giấy bút

Sau một thời gian dài cố gắng vận hành mọi thứ theo hướng “không giấy”, nhiều người bắt đầu quay trở lại với notebook và planner giấy, điều bất ngờ là cảm giác hiệu quả lại tăng lên.

Lý do rất đơn giản: giấy mang lại sự chậm lại và có chủ đích.

Buổi sáng bắt đầu với một ly cà phê và vài phút viết kế hoạch trong ngày giúp não bộ nhìn rõ mình thực sự có thể làm được điều gì. Không lan man, không tham việc, không bị app mở ra là cuốn vào hàng chục tác vụ chưa hoàn thành.

So với danh sách công việc vô tận trên các ứng dụng số, giấy có giới hạn và chính giới hạn này buộc chúng ta thực tế hơn.

Một vài lợi ích dễ nhận thấy khi kết hợp giấy bút vào hệ thống năng suất:

• Lập kế hoạch có chủ đích và tập trung hơn
• Kỳ vọng thực tế hơn về khối lượng công việc
• Ghi chú cực nhanh khi họp hoặc trao đổi
• Không còn phân vân “nên ghi vào đâu” như khi dùng app
• Cảm giác “commit” mạnh hơn khi viết bằng tay

Có điều gì đó rất đặc biệt khi viết ra những cam kết bằng tay — một cảm giác mà công cụ số vẫn chưa thể thay thế.

1. Hạnh phúc trong sự tối giản

Một hệ thống năng suất bền vững không cần quá nhiều tính năng. Tối giản đôi khi chính là nâng cấp.

Sau nhiều năm thử app mới, đổi template và xây lại workflow, nhiều người nhận ra rằng điều mang lại bình yên nhất không phải công cụ hoàn hảo, mà là một hệ thống vừa đủ, dễ dùng, dễ duy trì và không khiến bạn kiệt sức.

Công cụ tốt nhất chưa chắc là công cụ mạnh nhất. Công cụ tốt nhất là thứ bạn dùng được mỗi ngày, không áp lực, không rối rắm và không làm bạn bỏ cuộc.

Có lẽ đây là “đột phá” thật sự trong hành trình tìm kiếm năng suất: chấp nhận rằng hệ thống không cần hoàn hảo, chỉ cần đủ tốt, phù hợp và nhất quán.

3. Phần mềm thích hợp, dễ dùng

Khi đã có dữ liệu tích lũy vài tháng hoặc vài năm, việc chuyển sang một app mới trở thành cơn ác mộng nên nhiều người gắn bó với Fiine không chỉ vì tính năng, mà vì hệ thống thân thiện, dễ sử dụng.

Fiine phù hợp cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ, với chi phí tối ưu, công ty bạn có thể: 

• Cài đặt các quy trình công việc tự động hóa 
• Chat về công việc dễ dàng, không lo tin nhắn bị xóa như zalo
• Theo dõi tiến độ dự án bằng biểu đồ trực quan 

Hệ thống quản lý công việc không phải lúc nào cũng cần thay đổi. Có lúc điều làm ta năng suất nhất chính là… ngừng chạy theo ứng dụng mới và dùng tốt công cụ hiện tại.