5 Bí quyết nâng cao hiệu suất dành cho chủ doanh nghiệp StartUp (Phần 3)

Khi đã nắm vững các kỹ thuật quản lý thời gian và lập kế hoạch, đây là lúc bạn tiến thêm một bước – học cách tập trung nguồn lực và xây dựng hệ thống tự vận hành để nâng cao hiệu suất, thúc đẩy đội ngũ của bạn làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết, bởi “Hiệu suất không đến từ việc làm nhiều hơn, mà từ cách làm thông minh hơn”

1. Áp dụng nguyên tắc Pareto (80/20)

Năm 1906, khi làm vườn, Vilfredo Pareto phát hiện rằng chỉ 20% số quả đậu trong vườn tạo ra đến 80% lượng hạt. Điều này thôi thúc ông nghiên cứu sâu hơn và nhận ra rằng, tại Ý, 20% dân số sở hữu tới 80% đất đai. Đây là một phát hiện mang tính đột phá, giúp Pareto nhận ra mô hình này lặp lại ở nhiều lĩnh vực khác nhau.

Nguyên tắc 80/20 trong cuộc sống và công việc

• Trong kinh doanh: 20% khách hàng thường mang lại 80% doanh thu.
• Trong phần mềm: 20% lỗi phổ biến có thể giải quyết 80% vấn đề.

Mặc dù con số 80/20 không phải lúc nào cũng chính xác, nhưng nguyên tắc này cho thấy rằng một phần nhỏ công việc thường mang lại phần lớn kết quả.

Cách áp dụng nguyên tắc 80/20

Để tăng năng suất, hãy tập trung vào 20% nhiệm vụ hoặc hoạt động mang lại giá trị cao nhất. Ví dụ, nếu bạn có danh sách 10 nhiệm vụ, hãy xác định 2 nhiệm vụ quan trọng nhất vì chúng có thể tạo ra 80% giá trị. Những nhiệm vụ này có thể là hoàn thành một dự án lớn hoặc tổ chức một cuộc họp chiến lược.

Thay vì cố gắng hoàn thành cả 10 nhiệm vụ và cảm thấy choáng ngợp, hãy bắt đầu với 2 nhiệm vụ quan trọng nhất để tạo ra tác động lớn nhất. Điều này không có nghĩa là bỏ qua 80% nhiệm vụ còn lại, chúng vẫn cần được thực hiện, nhưng không phải là ưu tiên hàng đầu.

2. Tận dụng sức mạnh của trao quyền

Nhiều doanh nhân mắc phải sai lầm khi nghĩ rằng họ phải tự mình xử lý mọi công việc. Nhưng cố gắng làm tất cả có thể dẫn đến kiệt sức và giảm hiệu quả. Theo một nghiên cứu của Gallup, các CEO biết cách trao quyền hiệu quả thường đạt được tốc độ tăng trưởng kinh doanh nhanh hơn và doanh thu cao hơn so với những người cố gắng kiểm soát mọi thứ.

Phân quyền hiệu quả với ma trận Eisenhower

Ma Trận Eisenhower là một công cụ quản lý công việc đơn giản nhưng mạnh mẽ, được phát triển bởi Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower để giúp ông xử lý khối lượng công việc khổng lồ một cách hiệu quả. Phương pháp này phân loại nhiệm vụ dựa trên hai yếu tố chính: mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng, từ đó giúp bạn ưu tiên và phân quyền hợp lý.

Cách Phân Loại Công Việc Theo Ma Trận Eisenhower

• Khẩn cấp và Quan trọng (Thực hiện ngay): Đây là các nhiệm vụ cần xử lý ngay lập tức, chẳng hạn như hoàn thành một dự án sắp đến hạn. Hãy ưu tiên dành thời gian trong lịch để giải quyết những công việc này trước tiên.
• Quan trọng nhưng Không Khẩn cấp (Lên kế hoạch): Những nhiệm vụ này có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu dài hạn nhưng không yêu cầu hoàn thành ngay, ví dụ như học một kỹ năng mới hoặc phát triển chiến lược dài hạn. Hãy sắp xếp thời gian cố định hàng tuần để tập trung vào chúng.
• Khẩn cấp nhưng Không Quan trọng (Ủy quyền): Đây là các công việc cần được thực hiện ngay nhưng không mang lại nhiều giá trị, ví dụ như trả lời email không quan trọng. Hãy ủy quyền cho người khác hoặc tự động hóa để giảm bớt gánh nặng cho bạn.
• Không Khẩn cấp và Không Quan trọng (Loại bỏ): Đây là những hoạt động không mang lại giá trị mà chỉ tiêu tốn thời gian, chẳng hạn như lướt mạng xã hội trong giờ làm việc. Hãy loại bỏ hoặc giảm thiểu chúng bằng cách sử dụng công cụ chặn ứng dụng hoặc đặt giới hạn thời gian.

3. Sức mạnh của tự động hóa

Tự động hóa là một trong những cách hiệu quả nhất để tiết kiệm thời gian và tập trung vào những việc quan trọng hơn. Các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, vốn chiếm phần lớn thời gian hàng ngày, có thể được xử lý dễ dàng bằng công nghệ, giúp bạn dành năng lượng cho những công việc chiến lược và sáng tạo.

Trong cuốn sách nổi tiếng “The 4-Hour Workweek”, Tim Ferriss nhấn mạnh rằng tự động hóa không chỉ giảm tải công việc mà còn giúp tối ưu hóa năng suất, cho phép bạn tập trung vào những điều thực sự mang lại giá trị lớn nhất.

Công cụ tự động hóa cho công việc

• Fiine:  Hỗ trợ quản lý công việc, giao nhiệm vụ và theo dõi tiến độ một cách trực quan và hiệu quả, nhân viên có thể làm quen và áp dụng ngay lập tức trong vòng 15 phút. 

• Ứng dụng quản lý lịch: Lên lịch họp hoặc nhắc nhở định kỳ tự động.
• Zapier, HubSpot: Giúp tự động hóa các tác vụ lặp lại như trả lời email, đăng bài trên mạng xã hội, hoặc theo dõi khách hàng.

Kết luận

Khởi nghiệp không chỉ cần đam mê mà còn đòi hỏi khả năng quản lý thời gian và năng lượng thông minh. Năm bí quyết trên giúp bạn tập trung vào điều quan trọng, loại bỏ lãng phí và duy trì hiệu suất cao.

Hãy bắt đầu từ những bước nhỏ – lập lịch rõ ràng, tránh việc không cần thiết, trao quyền và tự động hóa bằng công cụ như Fiine. Khi làm việc đúng cách, bạn sẽ tiến xa hơn mà không kiệt sức.

Hiệu suất không đến từ việc làm nhiều hơn, mà từ cách làm thông minh hơn